Окончила Московский Государственный университет культуры по специальности музеевед-историк. С 1996 года до настоящего времени — руководитель музея истории городского освещения «Огни Москвы». В 2004 году, чтобы сохранить музей в период реорганизации предприятия «Мосгорсвет», организовала некоммерческую организацию — Негосударственное учреждение культуры «Музей "Огни Москвы"». В 2005 году музей «Огни Москвы» занял второе место на Всероссийском конкурсе детских музейных программ в Санкт-Петербурге, представив программу для слепых детей «Я вижу солнце». В 2018 году музей победил в конкурсе «Музейный флагман» Благотворительного фонда Владимира Потанина. Н. В. Потапова автор четырнадцати музейных проектов, которые были реализованы музеем «Огни Москвы» с 2005 по 2022 год. Основные направления проектной деятельности — работа с незрячими и слабовидящими посетителями; с людьми, имеющими ментальные особенности развития; работа с местным сообществом; исследовательские проекты, связанные с историей науки и техники (историей освещения), освещением музейных экспозиций.
Награждена медалью «850 лет Москвы», Благодарностью Мэра Москвы. Почетный гражданин Басманного района города Москвы.
Автор более 50 статей по истории городского освещения Москвы и истории светотехники, музейной педагогике. Соавтор и редактор книги История городского освещения Москвы. Разработала методику проведения экскурсий в музее для посетителей с ментальными особенностями развития. Автор методического пособия по адаптации музеев для слабовидящих посетителей «Увидеть невидимое», изданного в 2021 году. В сентябре 2022 года, при поддержке Фонда президентских грантов, впервые провела в Москве фестиваль «Душа города. Москва», в рамках которого незрячие и слабовидящие люди выступили в роли экскурсоводов и организаторов культурных мероприятий.